Produktiv wie Bill Gates & Friends: Die Timeblocking-Methode

Hast du dich jemals gefragt, warum es sich so anfühlt, als hätten Leute wie Elon Musk, Bill Gates, Jeff Bezos oder Marc Zuckerberg mehr Stunden als der Rest von uns Normalsterblichen zur Verfügung? Wenn es dir wie mir geht, dann stellst du dir diese Frage andauernd. Egal, ob du auch zu viel Kaffee getankt hast und dich mit solchen Dingen beschäftigst, oder nicht: Die Antwort auf diese Frage ist für beide Fälle interessant. Denn tatsächlich lässt sich diese Frage mit einer einzigen Methode beantworten: Sie alle nutzen die sogenannte Timeblocking-Methode in der ein oder anderen Weise. Lass mich ein Zitat von Cal Newport, einem der erfolgreichsten Authoren rund um das Thema lebenslanges Lernen und Produktivität noch obendrauf setzen, um zu unterstreichen, wie wertvoll diese Methode ist:

"A 40 hour time-blocked work week, I estimate, produces the same amount of output as a 60+ hour work week pursued without structure." - Cal Newport

Interesse geweckt?

Dachte ich mir.

Dieses Essay enthält alles was du über die Timeblocking-Methode wissen musst. Am Ende kannst du diese Methode in deinen eigenen Alltag integrieren und so mehr mit weniger Aufwand schaffen!

Das lästige "...und...jetzt?"-Problem

Wenn ich ein Problem des modernen Arbeitsplatzes unterstreichen könnte, wäre es das hier:

Wenn du deine alltägliche Zeitplanung nicht kontrollierst, kontrolliert sie dich. Wenn du deinen Kalender nicht kontrollierst, schnappen sich andere deine Zeit. Egal ob Meetings, Mails, Teamchats, Zwischengespräche oder ad-hoc Probleme - dein gesamter Alltag besteht aus Dingen, die deine Aufmerksamkeit an sich reißen wollen. Das führt dazu, dass du dich nur noch auf die kurzfristigen Aufgaben und Themen konzentrierst und die mittel- bis langfristigen Themen untergehen. Das sind allerdings auch oft die Themen, die uns am Herzen liegen oder uns langfristig viel weiter bringen, als die kurzfristigen Dinge.

Zusätzlich schlägt die Multitasking-Falle zu: Wir springen immer schneller von Aufgabe zu Aufgabe, von Meeting zu Meeting und beantworten zwischendrin noch kleine Ad-hoc Anfragen via Teamchat. Dabei sind ein Großteil dieser Aufgaben, Meetings und Anfragen von kurzfristigem Charakter. Eine relativ neue Studie hat hier eine der größten Gefahren für unsere Aufmerksamkeit definiert: Task-Switching. Der Wechsel von einem zu einem anderen Thema kostet unser Hirn unglaublich viel Energie und dementsprechend auch viel Fokus. Als Konsequenz kannst du dich weniger gut konzentrieren. Gleichzeitig nimmt die Häufigkeiten dieser Wechsel immer weiter zu: Waren es Anfang der 2000er Jahre lediglich 50 Wechsel am Tag, sind es heute (2023) durchschnittlich 1200 Wechsel am Tag. Die Veränderung ist so unglaublich groß, dass es nicht einmal Sinn macht, die Veränderung in Prozent auszudrücken...

Wie wenden wir das Blatt also zum Besseren? Wenn der "J.K. Rowling Move" - sich in ein Hotelzimmer einzusperren, bis die Arbeit getan ist - keine Option ist (wie wahrscheinlich für die meisten von uns), ist die Timeblocking Methode die Lösung!

Dein Alltag in Zeitblöcken

Die Time Blocking Methode will dir dabei helfen deine Zeit bewusster zu nutzen, indem sie deinen Tag strukturiert und dich von der Frage “Ok… und was jetzt?” erlöst. Mit der Timeblocking Methode unterteilst du deinen Tag in Zeitblöcke. Jeder Block steht für eine bestimmte Aufgabe oder eine Gruppe von Aufgaben. Anstatt also eine offene To-Do-Liste mit Dingen zu führen, die man nach und nach erledigen sollte, beginnt man den Tag mit einem konkreten Zeitplan, in dem festgelegt ist, woran man wann arbeiten wird.

Dadurch stellt man sich nie wieder die Frage "Ok... und was jetzt?" und löst auf einen Schlag beide Probleme: Du kontrollierst deinen Kalender und verringerst die Menge der Themenwechsel auf ein absolutes Minimum.

So funktioniert die Magie

Die Basics: Kalender Setup
Erstmal musst du die “Time-Buckets” deines Alltags definieren. Time-Buckets sind Bereiche, die mehrere Events deiner Woche einnehmen. Bei mir sind das zum Beispiel: Arbeit, Podcast, Freunde, Organisatorisch (Arzt & Co.) und last but not least: Me-time (“Ich-Zeit”). Sobald du diese Time-Buckets identifiziert hast, schnapp dir einen Kalender deiner Wahl (ich empfehle dir dafür eine digitale Variante) und erstelle einen Kalender pro Time-Bucket mit einer eigenen Farbe.

Das Must-Have: Routine
Sobald dein Kalender bereit ist, kommt der wohl wichtigste Baustein dieser Methode: Die Routinen.

Die tägliche Routine
Hier geht es an die Tagesplanung. Schnapp dir jeden Tag Abends (am besten zu einer festen Zeit) deinen Kalender und plane den nächsten Tag. Alternativ kannst du das auch täglich am Morgen machen und den aktuellen Tag planen. Was ich mit “planen” meine, erkläre ich dir gleich noch (siehe Tagesplanung).

Die wöchentliche Routine
Hier geht es an die Wochenplanung. Schnapp dir am Sonntag jeder Woche (wann immer du Zeit hast) deinen Kalender und plane die nächste Woche so “gut es geht”. Das bedeutet im Klartext: Trage alle fixen Termine ein, die nicht schon im Kalender stehen und checke was für Deadlines du für diese Woche hast. Du hast ein oder mehrere Wochenziele? Die kannst du auch gleich eintragen!

Die Magie:  Tagesplanung
Und wie genau planst du jetzt deinen Tag? Die Magie passiert in ein paar einfachen Schritten:

1. Trage zunächst alle fixen Termine des Tages ein (achte auf die Zuordnung der jeweiligen Farbe - also dem jeweiligen Time-Bucket)
2. Jetzt überlege dir was du an diesem Tag unbedingt schaffen willst / musst. Wie lange brauchst du dafür? Schnapp dir einen freien Zeitraum in deinem Tag und blocke diesen dafür!
3. Sind jetzt noch kleinere Zeiträume übrig? Blocke sie mit anderen Dingen, die du heute noch erledigen willst.

Die Zusammenfassung

Durch diese Methode kannst du deinen Tag bewusst strukturieren und dich vor allem auf die Dinge konzentrieren, die du unbedingt schaffen willst oder die den größten Impact haben. Außerdem kommst du nicht mehr in die Situation, dich zu fragen “Und was jetzt?”, nachdem du eine Aufgabe erledigt hast. Gerade in dieser Situation greifen die meisten von uns (inklusive mir) viel zu gerne zu Instagram/TikTok/YouTube, versinken in Videos und auf einmal ist schon wieder eine Stunde verloren gegangen – fühlt sich nie gut an!

⭐Kleiner Geheimtipp⭐
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